Excel-2016-Ribbon-Guide

মাইক্রোসফট এক্সেল রিবন পরিচিতি (Microsoft Excel Ribbon Introduction)

 

রিবন পরিচিতি: 

উপরে ছবিটির মত  হোম-Home, ইন্সার্ট -Insert, পেইজ লেআউট – Page Layout  ইত্যাদি লেখা যেই টাস্কবারটি আপনি দেখতে পাচ্ছেন সেই বারটির নাম এক্সেল রিবন” যার সংক্ষিপ্ত বর্ণনা আজকের এই পোষ্টে দেওয়া চেষ্টা কর্ম ইনশাল্লাহ।

রিবনের শুরুতেই আছে ফাইল ট্যাব। ফাইলে ক্লিক করলে যেই উইন্ডোটি ওপেন হবে তার নাম ব্যাকস্টেজ কেননা এইটি গ্রিন রিবন এর অন্য অপশনগুলোর মত সামনে থাকে না। এই ব্যাকস্টেজটির মাধ্যমে বিভিন্ন রকমের কাজ করা সম্ভব যেমন এক্সেল শিট সেভ করা, ফরম্যাট পরিবর্তন করা, শেয়ার, পাবলিশ, এক্সপোর্ট, প্রিন্ট, ইত্যাদি। হোম ট্যাবটির মাধ্যমে বিভন্ন ধরনের কাজ করা যায়ে যেমন ফন্ট পরিবর্তন, কন্ডিশোনাল ফরম্যাটিং, ডেটার ধরন পরিবর্তন, ইত্যাদি। হোমের পরে রয়েছে ইন্সার্‌ট, এর মাধ্যমে যেকোনো প্রকার ছবি, ভিডিও, চার্ট, ৩ডি মডেল, ইত্যাদি এক্সেলে অনুপ্রবেশ করানো সম্ভব। পেইজ লেআউট এর মাধ্যমে পেইজ এর মার্জিন, আকার, ধরন, রং, ইত্যাদি পরিবর্তন করা যায়। এরপর রয়েছে ফরমুলাস ও ডেটা। এই দুটি অপশনে বিভিন্ন ধরনের টুল রয়েছে যেগুলো মূলত ডেটা এনালাইসিসে ব্যাবহার হয়। রিভিউ ট্যাবটিতে মূলত এক্সেলে ডেটা সুরক্ষার কাজে ব্যবহার করা হয়। এরপরে আছে ভিউ এবং হেল্প। যদি আপনার এক্সেল সফ্‌টওয়ারে কোনো প্রকার সমস্যা দেখা দেয় সেক্ষেত্রে হেল্প অপশনে যেতে পারেন।

 

 

                                                        রো কলাম আইডেন্টিফিকেসন 
 

 

  1. ওয়ার্কশিট ইন্সারট, রিনেম, ডিলিট ও প্রিন্ট (Insert, Rename and Delete Worksheet)

 





ইন্সার্ট

একটি নতুন ওয়ার্কশিট ইন্সারট করার জন্য ২ টি উপায় আছে।
১। এক্সেলের একদম নিচে ডানদিকে যেখানে শিট নামক একটি অপশন থাকে তার পাশে একটি যোগ চিহ্ন দেখতে পারবেন। সেই চিহ্নটি ক্লিক করলেই একটি নতুন ওয়ার্কশিট খুলে যাবে।
২। এক্সেল রিবনের হোম এ যদি আপনি ক্লিক করেন তবে আপনি রিবন এর নিচে যেই অপশনগুলো দেখবেন তার মধ্যে একটি Cells সেকশন দেখতে পাবেন সেইখানে ইন্সারট অপশন ক্লিক করলেই একদম নিচে একটি ইন্সারট শিট অপশন দেখা যাবে যেখানে ক্লিক করলে একটি নতুন ওয়ার্কশিট ওপেন হয়ে যাবে।

      নতুন ওয়ার্কশিট ইন্সার্ট 
 
 

 নতুন ওয়ার্কশিট ইন্সার্ট ২

আপনি যদি চান তবে যেকোনো একটি ওয়ার্কশিট এর উপর কার্সর নিয়ে কিছুক্ষণ ক্লিক করে ধরে থাকলে ওয়ার্কশিট অবস্থান পরিবর্তন করতে পারবেন।

রিনেইম 

রিনেইম করার জন্য যে নতুন ওয়ার্কশিট ইন্সারট করবো তার উপর কার্সরটি নিয়ে রাইট ক্লিক করলেই রিনেইম অপশন চলে আসবে তারপর রিনেমে ক্লিক করলেই আমরা যেকোনো নামে সেই শিটটি সেভ করতে পারব।

 

 ওয়ার্কশিট রিনেইম করার পর 

ডিলিট

ডিলিট করার পদ্ধতিটি কিছুটা রিনেম এবং কিছুটা ইন্সারট করার মত। ডিলিট করার জন্যও ২ টি উপায় বিদ্যমান।
১। ডিলিট করার জন্য যে শিট ডিলিট করবো তার উপর কার্সরটি নিয়ে রাইট ক্লিক করলেই ডিলিট অপশন চলে আসবে তারপর ডিলিটে ক্লিক করলেই সেই শিটটি ডিলিট হয়ে যাবে।
ওয়ার্কশিট ডিলিট
২। এক্সেল রিবনের হোম এ যদি আপনি ক্লিক করেন তবে আপনি রিবন এর নিচে যেই অপশনগুলো দেখবেন তার মধ্যে একটি Cells সেকশন দেখতে পাবেন সেইখানে ডিলিট অপশন ক্লিক করলেই একদম নিচে একটি ডিলিট শিট অপশন দেখা যাবে যেখানে ক্লিক করলেই ওয়ার্কশিটটি ডিলিট হয়ে যাবে।
 
 
                                                                        ওয়ার্কশিট ডিলিট (২)

 

                                                                                ফাইল অপশন
                                                                                প্রিন্ট অপশন
                                                                                    প্রিন্ট
আপনার টেবিল যদি প্রিন্ট আউট পেইজ এর চেয়ে বড় হয়ে সেক্ষেত্রে আপনি সেটিংস সেকশনে থাকা “No Scaling” এর অপশনটি পরিবর্তন করে “Fit Sheet on One Page” করে দিতে পারেন। এছারাও আপনি পেইজ এর মার্জিন কিংবা অরিএন্টেশন (Portrait or Landscape) পরিবর্তন করতে পারেন।
 
 
                                                                            সম্পূর্ণ ওয়ার্কবুক প্রিন্ট
                                                                                স্কেল পরিবর্তন 
                                                                         মার্জিন ও অরিএন্টেশন পরিবর্তন
 
  1. রো কলাম বেসিকস  (Row-Column Basics)

রো বা কলাম ইন্সারট করার জন্য ২টি পদ্ধতি আছে।
১। প্রথমে আপনি নির্ধারণ করুন আপনি কোথায়ে নতুন রো বা কলামটি বসাবেন। ধরুন আমরা ২ এবং ৩ নং রো এর মাঝে একটি রো চাই সেক্ষেত্রে আমরা রো নির্দেশ করার যেই নাম্বার কলামটি আছে অর্থাৎ যেখানে লেখা থাকে কোন রো এর নাম্বার কত সেখানে ৩ নং এর উপর রাইট ক্লিক করব তখন একটি ড্রপ ডাউন মেনু আসবে সেইখানে ইন্সারট লেখাটির উপর ক্লিক করলেই নতুন রো চলে আসবে। তখন নতুন রোটি হয়ে যাবে ৩ নং রো আর আপনি যেই রো এর উপর ক্লিক করেছিলেন সেটি হয়ে যাবে ৪ নং এইভাবে সব রো একধাপ পিছিয়ে যাবে।
                                                                               রো ইন্সারট
                                                                        রো ইন্সারট করার পর 
 
কলাম এর ক্ষত্রেও একই পদ্ধতি প্রথমে আপনি নির্ধারণ করুন আপনি কোথায়ে নতুন কলামটি বসাবেন। ধরুন আমরা B এবং C নং কলাম এর মাঝে একটি রো চাই সেক্ষেত্রে আমরা কলাম নির্দেশ করার যেই এলফাবেট রোটি আছে অর্থাৎ যেখানে লেখা থাকে কোন কলাম এর নাম কি সেখানে C নং এর উপর রাইট ক্লিক করব তখন একটি ড্রপ ডাউন মেনু আসবে সেইখানে ইন্সারট লেখাটির উপর ক্লিক করলেই নতুন কলাম চলে আসবে। তখন নতুন কলামটি হয়ে যাবে C নং কলাম আর আপনি যেই কলাম এর উপর ক্লিক করেছিলেন সেটি হয়ে যাবে D নং এইভাবে সব কলাম রো এর মত একধাপ পিছিয়ে যাবে।
                                                                            কলাম ইন্সারট
 
 
কলাম ইন্সারট করার পর
 

২। আপনি যেখানে রো বা কলাম ইন্সারট করতে চান তার পরবর্তী রো বা কলাম এর উপর লেফট ক্লিক করুন। এরপর হোম এর Cells সেকশনে ইন্সারট এ ক্লিক করলেই “Insert Row” এবং “Insert Column” এর অপশন চলে আসবে তারপর আপনি যেইটা চান সেই অপশনটার উপর ক্লিক করলেই হয়ে যাবে।

 

 

রো বা কলাম ইন্সার্ট
 
 

 

 
 

রো কলাম রিনেম খুবি সহজ আমরা যেই রো বা কলামটি রিনেম করতে চাই তা সিলেক্ট করে নেম বক্সে নাম পরিবর্তন করে দিলেই হয়ে যাবে। তবে আপনার প্রশ্ন হতে পারে, “রিনেম করে লাভ কি?” এটির প্রয়োগ এখন না বুঝতে পারলেও যখন এক্সেলের কিছু উচ্চতর ফাংশন করবেন তখন বুঝতে পারবেন।

  1. রো কলাম বেসিক্স (Row-Column Basics)

 

রো বা কলাম ডিলিট করার জন্য ২টি পদ্ধতি আছে।

১। প্রথমে আপনি নির্ধারণ করুন আপনি কোন রো বা কলামটি ডিলিট করবেন। ধরুন আমরা ৩ নং রো ডিলিট করবো সেক্ষেত্রে আমরা রো নির্দেশ করার যেই নাম্বার কলামটি আছে অর্থাৎ যেখানে লেখা থাকে কোন রো এর নাম্বার কত সেখানে ৩ নং এর উপর রাইট ক্লিক করব তখন একটি ড্রপ ডাউন মেনু আসবে সেইখানে ডিলিট লেখাটির উপর ক্লিক করলেই রো ডিলিট হয়ে যাবে।

 

কলাম এর ক্ষেত্রেও একই পদ্ধতি প্রথমে আপনি নির্ধারণ করুন আপনি কোন কলামটি ডিলিট করবেন। ধরুন আমরা C কলামটি ডিলিট করবো সেক্ষেত্রে আমরা কলাম নির্দেশ করার যেই এলফাবেট রোটি আছে অর্থাৎ যেখানে লেখা থাকে কোন কলাম এর নাম কি সেখানে C নং এর উপর রাইট ক্লিক করব তখন একটি ড্রপ ডাউন মেনু আসবে সেইখানে ডিলিট লেখাটির উপর ক্লিক করলেই কলাম ডিলিট হয়ে যাবে।
কলাম ডিলিট
 
 
২। আপনি যেই রো বা কলাম ডিলিট করতে চান তার উপর লেফট ক্লিক করুন। এরপর হোম এর Cells সেকশনে ডিলিট এ ক্লিক করলেই “Delete Row” এবং “Delete Column” এর অপশন চলে আসবে তারপর আপনি যেইটা চান সেই অপশনটার উপর ক্লিক করলেই হয়ে যাবে।
 
 

 

ধরুন আপনি সেলে একটা এন্ট্রি দিলেন যেইটা সেলের স্বাভাবিক সাইজের চেয়ে বেশি তখন যেটা হয়ে এন্টার দিলে যতটুক সেলের মাপে দেখানো সম্ভব হয়ে তাই দেখানো হয়ে তা ছাড়া পুরাটা দেখা যায়ে না। এই রকম সময় আপনি যে কলামটির মাপ বড় করতে চান তার একদম উপরে যাবেন যেখানে “A B C D….” লেখা। এইবার আপনি যে কলাম বড় করতে চান সেই কলাম এমং তার পাশের কলাম এর মাঝে একটা মার্জিন দেখতে পাবেন অর্থাৎ ধরুন আপনি C কলামটি বড় করতে চান তাহলে আপনাকে C এবং D এর মাঝে যেই মার্জিন আছে সেখানে ডাবল ক্লিক করতে হবে তাহলেই সেল এর সাইজ আপনার লেখার সাইজের মত হয়ে যাবে।
এক ক্লিকে পরিবর্তন করুন সেলের মাপ

 

সেলের মাপ পরিবর্তন করার পর

 

 

 

 

  1. সেলের দৈর্ঘ্য ও প্রস্থ পরিবর্তন করা (Changing Height and Width of Cell)

 

 

আগের পদ্ধতিতে শুধু আপনার লেখার মাপ অনুযায়ী দৈর্ঘ্য ও প্রস্থ পরিবর্তন হবে তবে আপনি চাইলে যেকোনো মাপে তা নিয়ে যেতে পারেন। তার জন্য দুটি পদ্ধতি রয়েছেঃ
১। আপনি যদি প্রস্থ পরিবর্তন করতে চান তাহলে একদম উপরে “A B C D….” লেখা রো এ যাবেন ওইখানে আপনার নির্দিষ্ট সেলটি যেই কলাম এর সেই কলাম এবং তার পাশের কলাম এর মাঝে যেই মার্জিন আছে সেখানে ক্লিক করে ধরে থাকবেন তারপর আপনি মাউস যতদূর নিবেন সেল তত বড় হবে।

আপনি যদি দৈর্ঘ্য পরিবর্তন করতে চান তাহলে একদন বাম পাশে “1 2 3 4….” লেখা কলাম এ যাবেন ওইখানে আপনার নির্দিষ্ট সেলটি যেই রো এর সেই রো এবং তার নিচের রো এর মাঝে যেই মার্জিন আছে সেখানে ক্লিক করে ধরে থাকবেন তারপর আপনি মাউস যতদূর নিবেন সেল তত বড় হবে।

 

প্রস্থ পরিবর্তন

 

দৈর্ঘ্য পরিবর্তন
২। এ ছাড়া আপনি যেই সেল এর মাপ পরিবর্তন করতে চান সের সেল সিলেক্ট করে হোম এর Cells সেকশনের Format এ ক্লিক করবেন। এরপর “Row Height” এ গেলে দৈর্ঘ্য এবং “Column Width” এ গেলে প্রস্থ পরিবর্তন করতে পারবেন।
দৈর্ঘ্য-প্রস্থ পরিবর্তন

 

 

নিচের চিত্রে আমরা একটি স্যাম্পলে ডাটা দেখতে পারছেন। এইখানে লক্ষ্য করুন একদম প্রথম রো বা যেই ১নং রোটি আছে সেখানে “Weekly Employee Timesheet” লেখা আছে  কিন্তু সমস্যা হচ্ছে আমরা যদি স্ক্রোল ডাউন করি তবে এই প্রথম রোটি আর দেখা যায় না। এই সমস্যাটির জন্য এক্সেলে একটি ফাঙ্কশন রয়েছে যার নাম হলো “ফ্রিজ”। আমরা যদি প্রথম রোটি ফ্রিজ করি তবে যতই স্ক্রোল করি প্রথম রোটি দেখা যাবে।    
  1. ফ্রিজ, হাইড ও আনহাইড রো কলাম (Freeze, Hide and Unhide Rows and Columns)

এক্সেল রিবনে দেখবেন একটি ভিউ অপশন আছে সেখানে গেলে দেখবেন নিচে একটি উইন্ডো সেকশন আছে। উইন্ডো সেকশনে গিয়ে “Freeze Panes” এ ক্লিক করলেই একটি ড্রপ ডাউন মেনু ওপেন হবে। তারপর আপনি তিনটি অপশন পাবেন যথাক্রমে:
১। ফ্রিজ পেইন (Freeze Panes): আপনি যদি এই অপশনটি সিলেক্ট করেন তবে আপনি যেই সেলটি সিলেক্ট করে রেখেছেন তার উপরের সকল রো এবং বাম পাশের সকল কলাম ফ্রিজ হয়ে যাবে।
২। ফ্রিজ টপ রো (Freeze Top Row): আপনি যদি শুধু প্রথম রোটি ফ্রিজ করতে চান
৩। ফ্রিজ ফার্স্ট কলাম (Freeze First Column): আপনি যদি শুধু প্রথম কলামটি ফ্রিজ করতে চান
ফ্রিজ কিভাবে করতে হয়

 

 

 

 

 

 

 

 

 

By admin

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

error: Content is protected !!
%d bloggers like this: